Travailler avec nous

Adjoint•e, aux unités Sensibilisation, relations extérieures et partenariats et Communications

Le Secrétariat de la CCE, dont le siège se trouve à Montréal (Québec), au Canada, est à la recherche d’une personne compétente et motivée pour occuper à temps plein le poste d’adjoint·e aux unités Sensibilisation, relations extérieures et partenariats et Communications. La personne retenue doit avoir le droit de travailler légalement au Canada (c’est-à-dire détenir la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente).

La personne retenue relève de la chef d’unité, Sensibilisation, relations extérieures et partenariats, et du chef d’unité, Communications, mais collabore également avec toutes les autres unités du Secrétariat de la CCE.

La personne retenue offrira un soutien administratif et de coordination aux deux unités susmentionnées dans la mise en œuvre de leurs travaux touchant l’organisation de réunions et d’événements, le suivi des budgets, la passation de contrats de services et d’approvisionnement, ainsi que la gestion de l’information et des données.

Nous vous invitons à postuler si vous souhaitez appuyer la protection de l’environnement nord-américain et faire partie de deux équipes dynamiques au sein d’une organisation internationale qui applique les principes d’intégrité, de transparence, d’inclusion, de collaboration et d’excellence.

Principales responsabilités

Soutien administratif aux unités 

• Faciliter la circulation de l’information pour les unités, en collaboration avec d’autres unités concernées de la CCE, et avec des personnes de l’extérieur, qu’il s’agisse de membres du public ou de collaborateur·trices et de partenaires.
• Appuyer les activités de l’équipe associées à des priorités, des tâches et des livrables stratégiques.
• Faciliter les processus de correction, de traduction et de révision de documents et de matériels, y compris les publications.
• Coordonner les préparatifs de voyage pour les unités, en exécutant toutes les tâches administratives requises, y compris le traitement des demandes de remboursement de frais de déplacement.
• Faciliter les processus d’impression des documents de communication et de sensibilisation auprès de prestataires de service, et d’expédition d’articles nécessaires pour les réunions et événements, y compris la coordination avec les équipes pertinentes de la CCE.

Organisation de réunions et d’événements 

• Participer à la rédaction et à l’envoi d’invitations à des réunions, d’ordres du jour et d’autres documents nécessaires, coordonner les détails de la participation à l’ensemble des réunions et événements pertinents, et appuyer la préparation des matériels pour les réunions, y compris l’aide financière, au besoin.
• Participer à l’organisation et au soutien des réunions, en fonction des besoins et des demandes du personnel.
• Assister aux réunions, au besoin, et faciliter la coordination de la logistique afin d’assurer la bonne organisation et la ponctualité des réunions et événements, ce qui pourrait comprendre des matériels et documents, la participation à distance, des présentations et des services d’interprétation. Si les Services des réunions de la CCE sont présents, collaborer avec le représentant ou la représentante de cette unité pour assurer le respect des processus.
• Suivre les procédures propres à l’unité Sensibilisation, relations extérieures et partenariats dans les échanges avec les collaborateur·trices et les partenaires.

Suivi des budgets et activités liées aux contrats 

• Établir la liaison avec l’unité Administration concernant les dépenses de l’unité.
• Participer à la préparation des rapports trimestriels, au besoin.
• Préparer les contrats et/ou les modifications, et les saisir dans le système budgétaire.

Passation de contrats de services et d’approvisionnement 

• Compiler et examiner tous les documents administratifs pertinents en vue de l’approbation de contrats en interne (p. ex., notes de service, évaluation des propositions, CV, etc.).
• Participer à la préparation et à la rédaction des mandats (ce qui comprend les honoraires et les dépenses), préparer les modifications, faire le suivi des incidences sur le budget et respecter les processus internes d’approbation et d’établissement des budgets et des contrats.
• Faciliter les processus d’approvisionnement, y compris la recherche initiale, la compilation de produits ou de services comparables, l’acquisition de matériel, la liaison avec les prestataires de service concernés et/ou les points de contact.
• Communiquer avec les consultant·es et prestataires de services, au besoin, pour appuyer l’administration du contrat (p. ex., vérifier les coordonnées, confirmer le mode de paiement, déterminer l’état des factures ou des paiements).

Gestion de l’information et des données 

• Participer aux activités de mesure du rendement, d’analytique, de suivi des indicateurs et de communication de rapports internes et aux gouvernements des unités.
• Tenir et mettre à jour les bases de données de personnes-ressources, notamment le logiciel de gestion de l’engagement de la CCE (Borealis), et faire le suivi des abonnements aux plateformes comme QR Creator, Survey Monkey, Notion, Slido, Meltwater, Buffer, bureaux de presse, etc., ainsi que des listes de collaborateur·trices, de partenaires et de médias, au besoin.
• Offrir son soutien pour la compilation des données sur l’engagement et le rendement (p. ex., résultats de sondages, dossiers de communication, listes des participants aux réunions, et médias sociaux et traditionnels) et pour l’analyse de données de base.
• Participer à la gestion de l’information sur l’intranet et le site Web public, y compris la mise à jour du contenu, conformément aux pratiques exemplaires de l’industrie (en particulier en matière d’accessibilité), notamment le contenu de la bibliothèque de publications et les outils et ressources de la CCE.
• Servir de point de contact principal pour la boîte de courriels générale de la CCE.

Attributs et compétences

La personne retenue devra satisfaire aux exigences suivantes :

• Diplôme d’études universitaires/certificat dans les domaines suivants : administration, communication, affaires publiques, relations internationales, sciences de l’environnement ou des domaines connexes, ou diplôme d’études postsecondaires (cégep) en administration ou combinaison d’études et d’expérience jugée équivalente dans le domaine de l’administration.
• Au moins trois ans d’expérience de travail dans un domaine ou un poste similaire.
• Connaissance des communications et/ou de l’engagement du public.
• Connaissance des procédures administratives et des transactions financières de bureau.
• Connaissance des procédures et de la terminologie comptables et budgétaires et des processus de passation de contrats.
• Connaissance des outils et programmes bureautiques.
• Excellentes aptitudes à l’organisation, à la planification, à la gestion du temps et à l’établissement de priorités.
• Capacité de respecter les délais serrés et d’aider les autres à résoudre des problèmes de logistique.
• Capacité de travailler sous une supervision limitée, avec des instructions claires.
• Entregent, aptitudes à la communication, discrétion et jugement.
• Adaptabilité et souplesse dans un milieu de travail dynamique et multiculturel.
• Excellente connaissance de l’informatique (p. ex., parfaite maîtrise de Microsoft Office et des logiciels de collaboration en ligne).
• Disponibilité pour faire des heures supplémentaires de façon limitée (p. ex., avant et pendant des événements) et de voyager entre les trois pays, au besoin.
• Excellente maîtrise d’au moins deux des trois langues de travail de la CCE (français, anglais et espagnol) et connaissance de base de la troisième.

Le travail est exécuté conformément à l’Accord de coopération environnementale, au chapitre 24 de l’Accord Canada-États-Unis-Mexique, aux résolutions et recommandations du Conseil de la CCE et à l’Accord de Siège entre le gouvernement du Canada et la Commission de coopération environnementale et le Québec.

La plage salariale pour ce poste s’étend de 46,000.00 $ CA à 52,000.00 $ CA, pour une semaine de travail de 37,5 heures. La CCE offre également un régime d’avantages sociaux correspondant à 25 % de votre salaire annuel, qui inclut la couverture des soins de santé. Vous pourrez utiliser ce régime pour des services de garde d’enfants, l’épargne-retraite (REER), les frais de scolarité, l’abonnement à un centre de conditionnement physique ou la cotisation à un ordre professionnel, entre autres.

Transmettez votre CV et une lettre d’accompagnement par courriel à l’adresse copassist@cec.org, d’ici au 29 mars 2024 (avant la fermeture des bureaux).

Nous n’accepterons aucune demande de renseignements par téléphone ou par courriel. Veuillez suivre les instructions et postuler en ligne.

La CCE favorise l’équité, l’inclusion et la diversité dans ses pratiques d’emploi et de gestion des ressources humaines.