"Los despachos de arquitectos que han llevado el proceso de su proyecto conforme al ‘mapa de ruta’ informan haber dedicado 30 a 35 por ciento menos tiempo a la fase de elaboración de planos de construcción y documentos técnicos.” John Boecker, 7group
Una vez acordados el modelo con el que se operará y el tipo de contrato que se suscribirá, el equipo debe llegar a un consenso en cuanto al procedimiento a seguir, a fin de que la colaboración sea constante y eficaz. Uno de los resultados de la reunión de arranque debe de ser la identificación de los subequipos encargados de organizar y ejecutar tareas específicas, y la asignación de la responsabilidad de dar seguimiento a los avances con acuerdo a las metas de desempeño ecológico establecidas. Los integrantes del equipo pueden ocuparse de manera independiente de los aspectos respectivos de su especialidad, pero es importante reunirse, en ciertos momentos clave, con todo el equipo para una discusión a fondo. El equipo debe también elaborar un “mapa de ruta” del procedimiento para cada uno de los periodos entre una reunión y otra, así como programar reuniones más pequeñas de los subgrupos específicos donde es probable que existan sinergias. La guía de procesos integrales Integrative Process (IP) - ANSI Consensus National Standard Guide (MTS, 2012) presenta un modelo para elaborar este “mapa de ruta” y ofrece orientación sobre cómo preparar cada taller y seleccionar los equipos colaboradores. Por ejemplo, en el proyecto de la renovación del capitolio del estado de Oregón, el equipo se dividió en subgrupos a cargo de la localización, la estructura, la envolvente, la construcción interior, el mobiliario, los enseres y el equipo, así como de las aplicaciones informáticas relacionadas con los aspectos mecánico, eléctrico y de plomería. La planificación del número aproximado de reuniones permite calcular los honorarios con mayor precisión y definir con claridad el sentido y el alcance del término “integral”. A su vez, la asignación de las tareas de preparación a realizar antes de cada reunión ayuda a evitar la duplicación de esfuerzos y a detallar las responsabilidades individuales. Se recomienda:
Estudio de caso: Planta de tratamiento de aguas residuales Lion’s Gate
Mientras el equipo elabora el “mapa de ruta” del proyecto, resulta oportuno establecer normas de comunicación que contribuyan a asegurar que la toma de decisiones realmente se realice con todas las personas que deben participar. Tales normas pueden incluir reglas respecto a la comunicación por correo electrónico o en persona, el uso de herramientas web de gestión de proyectos o el uso mancomunado de espacios de trabajo. Se ha encontrado que la coubicación genera importantes ahorros de tiempo y costos, pero si resulta imposible disponer de un lugar de trabajo común, existen puntos medios entre los que figuran la coubicación durante parte de la semana o permitir que los consultores trabajen en otros proyectos mientras están en un espacio compartido. Se recomienda:
Estudio de caso: Centro de Innovación del Instituto de las Montañas Rocallosas
El modelado de información de construcción (BIM, por sus siglas en inglés) —también llamado “modelado de información para la edificación”— es un conjunto de herramientas de diseño y ejecución digitales que pueden compartirse entre un equipo, lo que ahorra tiempo y dinero. Según un estudio realizado por Stanford en 2007, este sistema permite reducir en aproximadamente 40 por ciento los cambios no presupuestados; determina costos estimados con una variación de menos de 3 por ciento de los estimados tradicionales (pero realiza el cálculo 80 por ciento más rápido); resulta en ahorros contractuales de hasta 10 por ciento gracias a la detección de interferencias, y disminuye el tiempo de ejecución del proyecto en 7 por ciento (CIFE, 2007). Si se configura de manera correcta, el sistema BIM también facilita las simulaciones de desempeño, las cuales son importantes para verificar que el proyecto avanza por buen camino en el cumplimiento de las metas de sustentabilidad.
"El modelado de información de construcción (BIM) consiste en plataformas para la colaboración que naturalmente dan lugar a una comunicación profunda y a la interdependencia.” Howard Ashcraft, Hanson Bridgett LLP