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Poste d’adjoint(e) à pourvoir à l’Unité des groupes consultatifs et engagement du secteur privé

Date limite: 23 mai 2022 à 17 h 00

Le Secrétariat de la Commission de coopération environnementale (CCE), dont les bureaux se trouvent à Montréal (Québec), au Canada, est à la recherche d’une personne qualifiée et dévouée pour agir en tant qu’adjoint(e) à temps plein, au sein de l’Unité des groupes consultatifs et engagement du secteur privé. Ce poste est offert à tout(e) candidat(e) autorisé(e) à travailler au Canada. Le statut de citoyen(ne) canadien(ne) ou de résidant(e) permanent(e) est requis.

Le(la) titulaire du poste relèvera de la chef de l’Unité des Groupes consultatifs et engagement du secteur privé, et collaborera avec les chargés de projets, les cadres et d’autres membres du personnel de la CCE.

La fonction consiste à apporter un soutien administratif à l’Unité des groupes consultatifs et engagement du secteur privé afin de faciliter l’exécution des activités qu’entreprennent les organes consultatifs de la CCE, à savoir le Comité consultatif public mixte (CCPM) et le Groupe de spécialistes sur les connaissances écologiques traditionnelles (GSCET), ainsi que des activités visant l’engagement du secteur privé. Elle consiste en outre à effectuer des tâches administratives ayant trait à l’organisation des réunions en personne et en mode virtuel, aux préparatifs de déplacement, et aux activités relatives aux budgets et aux contrats de projet, à la traduction, au système de classement électronique et aux mises à jour du site Web.

Vous êtes invité(e) à postuler si vous souhaitez faire partie d’une équipe dynamique qui a pour but de contribuer à la réalisation des objectifs de développement durable en Amérique du Nord, et vous joindre ainsi à une organisation internationale qui honore son engagement à l’égard des valeurs fondamentales que constituent l’intégrité, la transparence, l’inclusion, la collaboration et l’excellence.

Principales responsabilités

Soutien administratif à l’Unité

  • Collaborer à la planification des activités de l’Unité en fonction des priorités.
  • Coordonner et mettre à jour l’information ayant trait aux groupes consultatifs, sur le site Web de la CCE et dans la documentation interne.
  • Coordonner les déplacements des membres de l’équipe de l’Unité et des groupes consultatifs, et exécuter les tâches administratives requises, dont le traitement des demandes de remboursement de frais de déplacement.
  • Rédiger des lettres et des notes de service, au besoin, en utilisant les modèles de la CCE, et réviser, corriger et faire traduire, s’il y a lieu, la correspondance quotidienne avant sa diffusion en dehors de l’Unité.
  • Tenir à jour les bases de données sur les personnes-ressources pour les membres des groupes consultatifs, les collectivités autochtones et les intervenants du secteur privé.
  • Collaborer à la coordination du processus d’assurance de la qualité des publications.
  • Apporter son soutien à la révision et à la traduction de rapports, d’études et d’autres documents produits par l’Unité.
  • Exercer un suivi auprès de l’Unité des communications sur l’état des publications officielles produites par l’Unité, et veiller à leur affichage sur le site Web ou dans la bibliothèque virtuelle de la CCE.
  • Veiller à l’archivage des documents de projet conformément aux politiques de la CCE.
  • Effectuer des recherches et compiler les résultats des consultations publiques, s’il y a lieu.
  • Contribuer aux activités de production de rapports de l’Unité.

Organisation des réunions en personne et en mode virtuel

  • Exercer un suivi des inscriptions aux réunions et actualiser au besoin la base de données sur les personnes-ressources de l’Unité.
  • Préparer un budget détaillé pour chaque réunion et l’enregistrer dans le système budgétaire.
  • Collaborer à la rédaction et à la distribution de l’ordre du jour des réunions et des invitations, contribuer à faire en sorte que les participants s’inscrivent dans un délai convenable, et faciliter le traitement des demandes d’aide financière des participants, au besoin.
  • Assurer la liaison avec les services de réunions de la CCE à propos des déplacements et d’autres dispositions logistiques pour les réunions en personne.
  • Veiller à l’affichage des avis de réunion dans les trois langues officielles sur le site Web de la CCE et collaborer à la mise à jour de son calendrier d’activités.
  • Compiler et résumer les sondages d’évaluation et recueillir les réponses, s’il y a lieu.
  • Collaborer à la compilation et à la distribution des documents et des comptes rendus de discussion des réunions.

Activités relatives au suivi des budgets et aux contrats

  • Exercer un suivi de la facturation et des paiements relatifs aux activités de l’Unité.
  • Assurer la liaison avec l’Unité de l’administration à propos des dépenses de l’Unité.
  • Collaborer aux modifications et aux transferts budgétaires.
  • Collaborer à l’établissement de rapports trimestriels, au besoin.
  • Contribuer à la rédaction de demandes de propositions de services à des consultants, et assurer leur traduction et leur affichage sur le site Web de la CCE.
  • Contribuer à l’ébauche de mandats, y compris des honoraires et des dépenses connexes.
  • Préparer ou modifier des contrats et les enregistrer dans le système budgétaire.
  • Examiner les factures des consultants et vérifier leur conformité aux exigences du contrat.

Exigences et qualités recherchées
Le(la) candidat(e) retenu(e) doit satisfaire aux exigences et posséder les qualités suivantes :

  • Un diplôme d’études postsecondaires (p. ex. cégep), ou un diplôme équivalent en administration ou en bureautique.
  • Un minimum de cinq (5) ans d’expérience à un poste de soutien administratif ou de soutien de projets.
  • La connaissance des procédures administratives et des opérations financières ayant cours dans un bureau.
  • La connaissance des méthodes et de la terminologie comptables et budgétaires, ainsi que des processus de passation de contrats.
  • D’excellentes compétences en informatique, et la connaissance des outils et des programmes informatiques de bureau, de la suite Microsoft Office et des logiciels de collaboration sur le Web.
  • D’excellentes aptitudes rédactionnelles en anglais et en espagnol, et de très bonnes aptitudes de lecture et d’expression orale en français, en anglais et en espagnol.
  • La capacité d’entretenir de bonnes relations avec des consultants, des fonctionnaires, des membres du public et le personnel de la CCE.
  • La capacité de travailler avec une supervision limitée en disposant de directives claires, et de travailler sous pression.
  • Un bon sens de l’organisation et de bonnes compétences en matière de gestion du temps et d’établissement de priorités.
  • La capacité de s’adapter et de faire preuve de souplesse dans un milieu dynamique et multiculturel.
  • Des habiletés interpersonnelles, de la discrétion et du jugement.
  • De l’expérience à un poste d’adjoint(e) de direction constitue un atout.
  • La capacité de faire des heures supplémentaires à l’occasion (p. ex. avant et durant des événements) et de voyager entre les trois pays, au besoin.

Les travaux de la CCE sont exécutés conformément à l’Accord de coopération environnementale, au chapitre 24 de l’Accord Canada‒États-Unis‒Mexique, aux résolutions et recommandations du Conseil de la CCE, et à l’Accord de siège conclu par les gouvernements du Canada et du Québec et la CCE.

L’échelle salariale de ce poste se situe entre 42,000 $ CA et 52,000 $ CA, selon un horaire de travail hebdomadaire de 37,5 heures. En outre, la CCE offre des avantages sociaux représentant 25 % du salaire annuel, comme le prévoit notre régime d’avantages sociaux, qui comprend également la couverture des soins de santé. Le régime d’avantages sociaux peut être utilisé pour des services de garde d’enfants, un régime enregistré d’épargne-retraite (REER), des frais de scolarité, des frais d’affiliation et des cotisations à des associations professionnelles ou des droits d’abonnement et des cotisations à des installations de conditionnement physique, entre autres.

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ et une lettre de présentation par courriel, à l’adresse assist-agpse@cec.org , au plus tard le 23 mai 2022.

La CCE favorise l’équité en matière d’emploi et encourage la diversité.

Prière de noter que nous ne répondrons à aucune demande de renseignements par téléphone ou par courriel.

Qui sommes-nous?

Les gouvernements du Canada, du Mexique et des États-Unis ont établi la Commission de coopération environnementale (CCE) en 1994 en vertu de l’Accord nord-américain de coopération dans le domaine de l’environnement, à savoir l’accord parallèle à l’Accord de libre-échange nord-américain en matière d’environnement. Or, depuis 2020 et conformément au nouvel Accord Canada‒États-Unis‒Mexique (ACEUM), elle est désormais régie par l’Accord de coopération environnementale (ACE). La CCE rassemble un éventail d’intervenants issus du grand public, de peuples autochtones, des jeunes, d’organisations non gouvernementales, du milieu universitaire et du domaine des affaires en vue de trouver des solutions qui permettent de protéger l’environnement que partagent les trois pays nord-américains, mais tout en favorisant un développement économique durable au profit des générations actuelles et futures.

La CCE réalise ses activités grâce au soutien financier du gouvernement du Canada, par l'entremise du ministère de l’Environnement et du Changement climatique, du gouvernement du Mexique, par l'entremise du Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales (ministère de l'Environnement et des Ressources naturelles), et du gouvernement des États-Unis, par l'entremise de l'Environmental Protection Agency (Agence de protection de l'environnement).

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à la CCE et devons vous informer que nous ne contacterons que les candidats présélectionnés. Nous conservons les curriculum vitæ pendant six (6) mois et les prenons en considération si nous avons des postes appropriés à pourvoir pendant cette période.