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Adjoint(e), Unité des groupes consultatifs et de l’engagement du secteur privé

Le Secrétariat de la Commission de coopération environnementale (CCE), dont les bureaux se trouvent à Montréal (Québec), au Canada, est à la recherche d’une personne qualifiée et dévouée afin de pourvoir un poste d’adjoint(e) au sein de l’Unité des groupes consultatifs et de l’engagement du secteur privé. Ce poste à temps plein est offert à une personne autorisée à travailler au Canada avec un statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Le ou la titulaire du poste relèvera de la chef d’unité, Groupes consultatifs et engagement du secteur privé, et collaborera avec les chargés de projets, les conseillers et d’autres membres du personnel de la CCE.

Le ou la candidat(e) retenu(e) fournira un soutien administratif à l’Unité des groupes consultatifs et de l’engagement du secteur pour faciliter l’exécution des activités des organes consultatifs de la CCE – le Comité consultatif public mixte (CCPM) et le Groupe de spécialistes sur les connaissances écologiques traditionnelles (CET) – et les activités relatives à l’engagement du secteur privé. Il ou elle effectuera des tâches ayant trait à l’organisation des réunions en personne et en mode virtuel et aux préparatifs de voyage ainsi que des activités de soutien liées à la préparation des budgets de projet et des contrats, à la traduction, au classement électronique et aux mises à jour du site Web.

Nous vous invitons à présenter votre candidature si vous souhaitez faire partie d’une équipe dynamique qui a pour but de contribuer à la réalisation des objectifs de développement durable en Amérique du Nord, et vous joindre ainsi à une organisation internationale qui honore son engagement à l’égard des valeurs fondamentales que constituent l’intégrité, la transparence, l’inclusion, la collaboration et l’excellence.

Principales responsabilités 

Soutien administratif à l’Unité 

• Collaborer à la planification des activités de l’Unité selon les priorités.
• Coordonner et mettre à jour l’information ayant trait aux groupes consultatifs sur le site Web de la CCE et dans la documentation interne.
• Coordonner les déplacements des membres de l’équipe de l’Unité et des groupes consultatifs et exécuter les tâches administratives requises, dont le traitement des demandes de remboursement des frais de voyage.
• Suivre et examiner les factures, les paiements et les remboursements, les contrats et les autres documents connexes, et les entrer dans le système budgétaire.
• Rédiger des lettres et des notes de service, au besoin, en utilisant les modèles standard de la CCE; réviser, corriger et faire traduire (s’il y a lieu) la correspondance quotidienne avant sa diffusion en dehors de l’Unité.
•  Tenir et mettre à jour les bases de données sur les correspondants pour les membres des groupes consultatifs et les principaux acteurs concernés.
• Rédiger des invitations, des ordres du jour et des notes de service, au besoin, en utilisant les modèles standard de la CCE.
•  Contribuer au processus de révision et de traduction des rapports, ordres du jour, contrats, mandats, demandes de propositions et autres documents produits par l’Unité.
• Exercer un suivi auprès de l’Unité des communications sur l’état des publications officielles produites par l’Unité et veiller à leur affichage sur le site Web ou dans la bibliothèque virtuelle de la CCE.
• Veiller à l’archivage des documents de projet conformément aux politiques de la CCE.
• Au besoin, effectuer des recherches et compiler les résultats des consultations publiques.
• Contribuer aux activités de production de rapports de l’Unité et assurer la liaison avec les autres unités au besoin.

Organisation des réunions en personne et en mode virtuel 

• Préparer un budget détaillé de la réunion qui sera entré dans le système budgétaire.
• Collaborer à la rédaction et à la distribution des ordres du jour de réunion et des invitations, contribuer à faire en sorte que les participants s’inscrivent dans un délai convenable et faciliter le traitement des demandes des participants en matière d’aide financière, au besoin.
• Assurer la liaison avec les services de réunions à propos des déplacements et des autres dispositions logistiques pour les réunions en personnes.
• Veiller à l’affichage des avis de réunion dans les trois langues sur le site Web de la CCE et collaborer à la mise à jour du calendrier d’événements de la CCE.
• Collaborer à la compilation et à la distribution des documents des réunions et de leur compte rendu de discussion.

Activités en matière de suivi des budgets et relatives aux contrats 

• Exercer le suivi de la facturation et des paiements relatifs aux activités de l’Unité.
• Assurer la liaison avec le service de l’administration à propos des dépenses de l’Unité.
• Collaborer aux modifications et aux transferts budgétaires.
• Collaborer à la préparation de rapports trimestriels, au besoin.
• Contribuer à l’élaboration de demandes de propositions pour des services de consultants et veiller à leur traduction et à leur affichage sur le site Web de la CCE.
• Contribuer à l’élaboration et à la rédaction des mandats, y compris les honoraires et les dépenses.
• Préparer les contrats ou les modifications contractuelles et les entrer dans le système budgétaire.
• Examiner les factures des consultants et vérifier leur conformité aux exigences du contrat.

Exigences et qualités recherchées

Le ou la candidat(e) retenu(e) doit satisfaire aux exigences suivantes :

• Diplômes d’études postsecondaires (p. ex., cégep) ou diplôme équivalent en administration ou en bureautique
• Minimum de deux ans d’expérience à un poste de soutien administratif ou de soutien de projets
• Maîtrise de l’anglais et de l’espagnol (maîtrise du français considérée comme un atout)
• Grandes aptitudes en communication orale et écrite
• Excellentes compétences en informatique et connaissance des outils et des programmes informatiques de bureau, de la suite Microsoft Office et des logiciels de collaboration sur le Web
• Sens de l’organisation, bonne gestion du temps et souci du détail
• Connaissance des procédures administratives et des opérations financières dans un bureau
• Connaissance des méthodes et de la terminologie comptables et budgétaires et des processus de passation de contrats
• Capacité de travailler avec une supervision limitée en disposant de directives claires, et de travailler sous pression
• Capacité d’adaptation et de souplesse dans un milieu dynamique et multiculturel
• Habiletés interpersonnelles, discrétion et capacité d’entretenir de bonnes relations avec des consultants, des fonctionnaires, les membres du Groupe consultatif, les membres du public et le personnel de la CCE
• Capacité de faire des heures supplémentaires à l’occasion (p. ex., avant et pendant des événements) et de voyager entre les trois pays, au besoin

Les travaux sont exécutés conformément à l’Accord de coopération environnementale, au chapitre 24 de l’Accord Canada États-Unis Mexique, aux résolutions et aux recommandations du Conseil de la CCE et à l’Accord de siège entre la CCE, le Canada et le Québec.

L’échelle salariale pour ce poste est de 46 000 $ CA à 52 000 $ CA, selon une semaine de travail de 37,5 heures. La Commission offre également un régime d’avantages sociaux correspondant à 25 % de votre salaire annuel qui inclut la couverture des soins de santé, l’épargne‑retraite (REER), un régime collectif d’épargne de la Banque Royale du Canada (RBC), ainsi que la couverture des dépenses personnelles.

Veuillez envoyer votre CV et une lettre d’accompagnement par courriel à l’adresse assist-agpse@cec.org d’ici au 19 septembre 2024 (avant la fermeture des bureaux).

La CCE favorise l’équité en matière d’emploi et encourage la diversité.

Nous ne répondrons pas aux demandes de renseignements par téléphone ou par courriel.

Nous vous remercions de votre intérêt pour la CCE, et nous souhaitons vous informer que nous communiquerons uniquement avec les candidats présélectionnés. Tous les curriculum vitæ seront conservés dans nos dossiers pendant six mois et seront pris en considération si des postes appropriés sont à pourvoir pendant cette période.