Date limite: 14 mai 2021 à 17 h 00

Le Secrétariat de la Commission de coopération environnementale (CCE), dont les bureaux se trouvent à Montréal (Québec), au Canada, est à la recherche d’une personne qualifiée et dévouée afin de pourvoir un poste d’adjoint(e) de projets au sein de l’Unité des écosystèmes.

Ce poste à temps plein, avec un contrat de travail renouvelable d’une durée de deux ans, est offert à une personne autorisée à travailler au Canada avec un statut de citoyen canadien ou de résidant permanent. Le ou la titulaire du poste relèvera de la chef de l’Unité des écosystèmes, et collaborera avec les chargés de projets et d’autres membres du personnel de la CCE.

L’adjoint(e) de projets aidera l’équipe de l’Unité des écosystèmes à atteindre les objectifs de projets énoncés dans le Plan opérationnel de la CCE. Il ou elle effectuera des tâches ayant trait aux budgets de projet, aux contrats, aux réunions et aux conférences téléphoniques, et apportera un soutien administratif à l’exécution d’activités telles que des préparatifs de voyage, la traduction de documents, la tenue d’un système de classement électronique et la gestion d’une base de données sur les contrats.

Si vous souhaitez faire partie d’une équipe qui a pour but de contribuer à la réalisation des objectifs de développement durable en Amérique du Nord, et vous joindre ainsi à une organisation internationale qui honore son engagement à l’égard des valeurs fondamentales que constituent l’intégrité, la transparence, l’inclusion, la collaboration et l’excellence, nous vous invitons à présenter votre candidature.

Appliquez

Principales responsabilités :

Fournir du soutien en matière de suivi des budgets et de services contractuels :

  • Exercer le suivi de la facturation et des paiements relatifs aux activités de projet.
  • Travailler en collaboration avec l’Unité de l’administration en ce qui a trait aux dépenses de projet.
  • Appuyer la résolution de problèmes budgétaires et aider le personnel de l’Unité à établir des rapports trimestriels.
  • Collaborer à l’élaboration et à la diffusion de demandes de propositions.
  • Préparer des contrats et des mandats.
  • Vérifier l’information et veiller à l’affichage de documentation sur le Web.
  • Suivre et vérifier des factures.

Collaborer à l’organisation de réunions liées aux projets et de réunions des comités directeurs :

  • Exercer un suivi des inscriptions aux réunions et tenir une base de données sur les correspondants.
  • Coordonner les ordres du jour de réunion, les invitations, ainsi que la participation et les inscriptions aux réunions.
  • Préparer les budgets de réunion et faciliter les demandes logistiques en matière d’aide financière.
  • Compiler et résumer les sondages d’évaluation.
  • Collaborer à la compilation et à la distribution des documents des réunions et de leur compte rendu de discussion.
  • Organiser des conférences téléphoniques à l’aide de divers outils Web et agir à titre de principale personne-ressource.
  • Collaborer à la compilation et à la distribution de comptes rendus et de transcriptions.

Exercer des activités de soutien administratif relatives à la mise en œuvre de projets de la CCE :

  • Collaborer à la planification des activités de projet selon les priorités.
  • Collaborer au processus d’assurance de la qualité des publications.
  • Contribuer à la révision, à la traduction, à la publication et à l’archivage de rapports et d’études.
  • Coordonner les déplacements et traiter les demandes de remboursement de frais.
  • Rédiger des lettres et des notes de service, et réviser et corriger la correspondance quotidienne.
  • Tenir et mettre à jour les bases de données sur les correspondants ainsi que les listes d’intervenants et de membres.
  • Contribuer aux activités de production de rapports.

Exigences et qualités recherchées

Le ou la candidat(e) retenu(e) possédera la formation, l’expérience, les capacités linguistiques et les compétences suivantes :

  • Diplôme d’études postsecondaires (p. ex. cégep) ou diplôme équivalent en administration ou en bureautique.
  • Minimum de deux ans d’expérience à un poste de soutien administratif ou de soutien de projets.
  • Connaissance de base des procédures administratives et des opérations financières dans un bureau.
  • Connaissance des méthodes et de la terminologie comptables et budgétaires et des processus de passation de contrats.
  • Excellentes compétences en informatique et connaissance des outils et des programmes informatiques de bureau, de la suite Microsoft Office et des logiciels de collaboration sur le Web.
  • Très bonnes aptitudes de lecture et d’expression orale en anglais, en français et en espagnol. Très bonnes compétences rédactionnelles en anglais et en espagnol.
  • Capacité d’entretenir de bonnes relations avec des consultants, des fonctionnaires, des membres du public et le personnel de la CCE.
  • Capacité de travailler avec une supervision limitée en disposant de directives claires, et de travailler sous pression.
  • Bon sens de l’organisation et bonnes compétences en matière de gestion du temps et d’établissement de priorités.
  • Capacité d’adaptation et de souplesse dans un milieu dynamique et multiculturel.
  • Habiletés interpersonnelles, discrétion et jugement.

Les travaux sont exécutés conformément à l’Accord de coopération environnementale, au chapitre 24 de l’Accord Canada États-Unis Mexique, aux résolutions et aux recommandations du Conseil de la CCE et à l’Accord de siège entre la CCE, le Canada et le Québec.

L’échelle salariale pour ce poste est de CAD 34 200 à CAD 46 000, plus avantages sociaux de 25 % sur le salaire annuel, selon une semaine de travail de 37,5 heures.

La CCE favorise l’équité en matière d’emploi et encourage la diversité. Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitæ et une lettre de présentation à l’adresse courriel ci-dessous d’ici le 14 mai 2021. Nous ne répondrons à aucune demande d’information par téléphone ou par courriel.

Ressource :
Ressources humaines
Commission de coopération environnementale
700, rue de la Gauchetière Ouest, bureau 1620
Montréal (Québec) H3B 5M2, Canada
Courriel : asst-eco@cec.org