Mediante las consultas, el CCPC tiende un puente de comunicación entre la ciudadanía y el Consejo, lo que eleva la eficiencia y la transparencia en procesos de gran escala como la formulación de proyectos, leyes y políticas.

1. Propósito de la consulta

El CCPC puede solicitar información o la participación de expertos, grupos y personas específicos sobre cualquier asunto o proyecto relevante, así como brindar al Secretariado información pertinente, ya sea técnica, científica o de otra índole.

Mediante su participación en una consulta, la ciudadanía puede contribuir a:

• el establecimiento de políticas o directivas;
• la preparación del programa de la CCA;
• la obtención de opiniones en el contexto de un proyecto específico;
• el abordaje de un asunto específico o una serie de asuntos.

2. Objetivos

Las consultas públicas tienen por objeto brindar a la CCA:

• un termómetro de las preocupaciones, prioridades y aspiraciones de los participantes;
• información para configurar sus políticas y programas;
• siempre que sea posible, recomendaciones y propuestas específicas.

Asimismo, ofrecen a los participantes:

• un foro para interactuar de manera constructiva y avanzar hacia soluciones y acciones;
• retroalimentación del CCPC sobre la información recibida y los pasos a seguir.

3. Principios

En todos los casos, el propósito para el que se convoca una consulta deberá estar claramente anunciado, y las consultas deberán organizarse de tal modo que el tiempo y los recursos que se les destinen se aprovechen de la manera más eficiente. 

Para ello, las consultas ofrecerán a los participantes:

• información sobre el propósito y los objetivos de la reunión;
• la oportunidad de expresar opiniones personales sin interrupciones y sin que se les contradiga;
• la oportunidad de elaborar sobre las opiniones expresadas y, siempre que sea posible, analizar y establecer conclusiones, consensos o recomendaciones;
• la oportunidad de tomar parte en una discusión abierta (por lo general, al concluir la reunión).

4. Estructura

Como regla general, las reuniones de consulta se estructurarán conforme a los siguientes lineamientos:

• Anuncio por anticipado
• Introducción e información
• División en grupos de trabajo o mesas redondas
• Oportunidad para que cada participante haga una presentación
• Sesión final para dar lugar a la discusión entre los participantes y los miembros del CCPC

Normalmente, los miembros del CCPC fungirán como facilitadores, aunque se contratará a profesionales de esta actividad cuando así convenga.

Los ciudadanos participantes podrán expresar sus opiniones mediante:

• un escrito breve presentado en la reunión o enviado al CCPC antes de que expire el plazo establecido;
• el uso de la palabra en la reunión, valiéndose de cualquier forma de exposición que consideren pertinente.

Luego de la consulta pública, el CCPC analizará todos los comentarios y escritos recibidos, y preparará un informe dirigido al Consejo. El informe se dará a conocer públicamente y estará a disposición de quien lo solicite.

5. Consideraciones financieras

Mantener un diálogo eficaz con la ciudadanía implica costos inevitables, mismos que deben considerarse en la asignación presupuestaria de la CCA.

• La participación de organizaciones no gubernamentales se apoya de acuerdo con los siguientes criterios:
  • Cada Parte dispondrá de recursos presupuestarios de la CCA en la proporción acordada por las tres Partes.
  • La distribución del apoyo para participantes individuales será responsabilidad de las Partes.
  • Cada Parte establecerá un método imparcial para asignar los recursos según la necesidad y distribuirlos entre las ONG que han solicitado participar en la reunión dentro de los plazos establecidos.

Los talleres suelen requerir salones adicionales, así como equipo y personal adicionales para el servicio de interpretación, lo que eleva los costos. Por tanto, estas reuniones se deben presupuestar y planear adecuadamente.