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Asistente en la unidad Órganos consultivos y participación empresarial

El Secretariado de la CCA, con sede en Montreal, Quebec, Canadá, solicita los servicios de una persona comprometida y calificada para ocupar el puesto —de tiempo completo— de asistente en la unidad Órganos consultivos y participación empresarial. La persona interesada deberá cumplir con los requisitos legales para trabajar en Canadá, es decir, deberá tener ciudadanía canadiense o contar con el estatus de residente permanente.

El puesto depende de manera directa del titular de la unidad Órganos consultivos y participación empresarial, aunque implica colaborar con otros líderes de proyectos, funcionarios y miembros del personal de la CCA.

La persona seleccionada prestará apoyo administrativo a la unidad Órganos consultivos y participación empresarial cuando ésta ejecute actividades tanto de los órganos consultivos de la CCA —el Comité Consultivo Público Conjunto (CCPC) y el Grupo de Especialistas en Conocimiento Ecológico Tradicional (GECET)— como aquellas relativas a la participación del sector privado. Asimismo, desempeñará funciones de índole administrativa consistentes en apoyo a reuniones virtuales y presenciales, preparación de viajes y tareas relacionadas con la elaboración de presupuestos y contratos para distintos proyectos, traducciones, actualización de un sistema de archivo electrónico y puesta al día del sitio web.

Si Ud. tiene interés en formar parte de un equipo dinámico que busca contribuir al logro de objetivos de desarrollo sustentable a escala de América del Norte y trabajar en una organización internacional comprometida con la integridad, la transparencia, la inclusión, la colaboración y la excelencia, le exhortamos a presentar su solicitud para ocupar este puesto.

Principales responsabilidades 

Apoyo administrativo a la unidad 

• Auxiliar en la planeación de las actividades de la unidad teniendo en cuenta las prioridades.
• Coordinar y actualizar la información referente a los órganos consultivos en el sitio web de la CCA y en documentos internos.
• Coordinar viajes para los miembros del equipo de la unidad y los órganos consultivos, realizando para ello las tareas administrativas necesarias, como tramitar las solicitudes de reembolso de gastos al concluir el viaje.
• Realizar el seguimiento y la revisión de facturas, pagos y reembolsos, contratos y otros documentos relacionados, e introducirlos en el sistema presupuestario.
• Redactar cartas y memorandos según se requiera, utilizando los formatos estándar de la CCA, y editar, revisar y traducir (en caso necesario) la correspondencia diaria antes de su distribución fuera de la unidad.
• Mantener y actualizar las bases de datos de contactos de miembros de los órganos consultivos, así como de otros actores clave de pertinencia.
• Redactar invitaciones, órdenes del día y memorandos, según sea necesario, utilizando el formato estándar de la CCA.
• Prestar apoyo en el proceso de la edición y traducción de informes, órdenes del día, términos de referencia, convocatorias para la presentación de propuestas y otros documentos producidos por la unidad.
• En colaboración con la unidad de Comunicación, dar seguimiento al estado de las publicaciones oficiales producidas por la unidad y verificar que se publiquen en el sitio web de la CCA o en la biblioteca virtual.
• Asegurarse de que los documentos pertinentes de los proyectos se archiven atendiendo las políticas de la CCA.
• Siempre que se requiera, realizar investigaciones y reunir los resultados de consultas públicas.
• Contribuir a las actividades de elaboración de informes de la unidad y, en caso necesario, servir de enlace con otras unidades.

Organización de reuniones virtuales y presenciales 

• Preparar un presupuesto detallado de cada reunión para su incorporación al sistema presupuestal.
• Contribuir a la redacción y el envío del orden del día y las invitaciones para las reuniones, ayudar a comprobar que los participantes se inscriban en forma oportuna y facilitar el procesamiento de las solicitudes de apoyo económico de los participantes, en caso necesario.
• En colaboración con el departamento de Servicio de Reuniones, organizar viajes y realizar otros preparativos logísticos para las reuniones presenciales.
• Asegurarse de que las convocatorias para las reuniones se publiquen en los tres idiomas en el sitio web de la CCA y contribuir a la actualización del calendario de eventos de la Comisión.
• Colaborar en la recopilación y distribución de documentos de apoyo y resúmenes para las reuniones.

Seguimiento del presupuesto y actividades relativas a contratos 

• Dar seguimiento a la facturación y pagos relacionados con las actividades de la unidad.
• En colaboración con la unidad de Administración, realizar tareas relacionadas con los gastos de la unidad.
• Auxiliar en las modificaciones y transferencias del presupuesto.
• Colaborar en la preparación de informes trimestrales, según se requiera.
• Colaborar en la elaboración de convocatorias para la presentación de propuestas de servicios de consultoría y asegurarse de su traducción y publicación en el sitio web de la CCA.
• Participar en la preparación y redacción de términos de referencia, comprendidos honorarios y gastos.
• Preparar contratos o modificaciones e ingresarlos en el sistema presupuestal.
• Revisar facturas de consultores y comprobar que cumplan con los requisitos contractuales.

Aptitudes y calificaciones

El candidato seleccionado deberá cumplir con los siguientes requisitos:

• Diploma de educación superior (por ejemplo, de una escuela de enseñanza general y vocacional [CEGEP] o equivalente en administración o tecnología de oficina.
• Dos años de experiencia como mínimo en un puesto de apoyo administrativo o apoyo a proyectos.
• Dominio del español e inglés. Contar con conocimientos de francés supondrá una ventaja.
• Sólidas habilidades de comunicación oral y escrita.
• Excelentes habilidades computacionales y conocimiento de herramientas y programas informáticos de oficina de Microsoft Office y software de colaboración basado en la red.
• Gran capacidad de organización, administración del tiempo y atención a detalles.
• Conocimiento de procedimientos administrativos y operaciones financieras de oficina.
• Conocimiento de métodos y terminología contable y presupuestal y de procesos de contratación.
• Capacidad para trabajar con supervisión limitada siguiendo instrucciones claras y para trabajar bajo presión.
• Adaptabilidad y flexibilidad en un ambiente dinámico y multicultural.
• Habilidades interpersonales, discreción y capacidad para mantener buenas relaciones con consultores, funcionarios de gobierno, integrantes de los órganos consultivos de la CCA, la ciudadanía y personal de la Comisión.
• Capacidad para trabajar ocasionalmente tiempo extra (por ejemplo, antes de un evento y durante el mismo) y para viajar entre los tres países, en caso necesario.

El trabajo se desempeñará en conformidad con el Acuerdo de Cooperación Ambiental, capítulo 24 del Tratado entre México, Estados Unidos y Canadá, las resoluciones y recomendaciones del Consejo de la CCA y el acuerdo de sede de la Comisión con Canadá y Quebec.

El rango salarial asignado a este puesto asciende a un mínimo de 46,000.00 y un máximo de 52,000.00 dólares canadienses ($C), con base en un horario semanal de 37.5 horas de trabajo. Además, la CCA ofrece cobertura de gastos médicos y prestaciones adicionales equivalentes al veinticinco por ciento (25%) del sueldo anual, según lo previsto en nuestro paquete de prestaciones, con plan de ahorro para el retiro, ahorro colectivo y cobertura de otros gastos de índole personal.

Envíe su carta de presentación y currículo antes del 19 de septiembre de 2024 (al cierre de la jornada laboral) a la dirección de correo electrónico assist-agpse@cec.org.

La CCA promueve la igualdad laboral y apoya la diversidad.

No se recibirán llamadas telefónicas ni mensajes de correo electrónico adicionales.

Agradecemos su interés en la CCA y le informamos que nos pondremos en contacto únicamente con los candidatos que resulten preseleccionados. Todos los currículos recibidos se conservarán en nuestros expedientes durante seis meses y se tendrán en consideración si en ese periodo surgiera alguna vacante relacionada.